ЗВІТ про організацію стану діловодства, виконавської дисципліни та архівної справи в Територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Рівненській області за 2025 рік

Відповідно до плану роботи за І півріччя 2026 року проведено аналіз стану організації діловодства, виконавської дисципліни та архівної справи                                           в Територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Рівненській області (далі - Територіальне управління) за 2025 рік.

Робота з документами в Територіальному управлінні здійснюється відповідно до вимог законодавства України, нормативно-правових актів Державної судової адміністрації України та Інструкції з діловодства та архівного зберігання документів в Територіальному узагальненні Державної судової адміністрації України в Рівненській області, затвердженої наказом від 28.12.2023 № 71 та інших нормативно-правових актів центрального органу виконавчої влади та внутрішніх розпорядчих документів.

Діловодство спрямоване на забезпечення своєчасної реєстрації, обліку, опрацювання документів, контролю за виконанням доручень керівництва та збереження службової інформації.

У звітному періоді забезпечено:

• своєчасну реєстрацію вхідної, вихідної кореспонденції;
• належне оформлення управлінських документів відповідно до вимог державних стандартів;
• систематизацію та облік документів;
• дотримання порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

Реєстрація документів здійснюється в день їх надходження. Ведення організації діловодства в Територіальному управлінні здійснюється за допомогою програмно-технічних засобів «Документообіг Державної судової адміністрації» («ДО ДСА»).

Відповідно до реєстру системи «ДО ДСА» за 2025 рік до Територіального управління надійшло та зареєстровано 1507 одиниць вхідної кореспонденції, а також зареєстровано 1527 одиниць вихідної кореспонденції.

Територіальним управлінням за 2025 рік опрацьовано 2787 наказів, які надійшли від місцевих загальних судів Рівненської області та здійснено видачу 128 довідок відповідно до поданих заяв.

Контроль за виконанням документів та доручень керівництва в Територіальному управлінні здійснюється на постійній основі. Протягом року поставлено та виконано 152 поточні контролі.   

Аналіз виконання документів свідчить, що всі документи, які поставлені на контроль, виконані своєчасно, інформація надається в повному обсязі щодо поставлених в документах питань.

У 2025 році до Територіального управління надійшло та зареєструвало                        41 письмових заяв, звернень та скарг від громадян.

Для вирішення звернень були вжиті відповідні заходи. Зокрема, 3 звернення надіслано до Рівненського міського суду Рівненської області, 1 звернення скеровано до Володимирецького районного суду Рівненської області, 1 звернення надіслано за належністю до Рівненського окружного адміністративного суду та 1 звернення скеровано до Територіального управління ССО у Рівненській області, 1 звернення надіслано за належністю до Здолбунівського районного суду Рівненської області, працівниками Територіального управління розглянуто – 32 звернення.

Окрім цього, надійшло 51 запит про надання доступу до публічної інформації. Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» територіальне управління дотримується строків розгляду запитів відповідно до статті 20 «Розпорядник інформації має надати відповідь на запит на інформацію не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту».

Відповідно до ЗУ "Про запобігання корупції" опрацьовано 212 запитів про здійснення перевірки.

На офіційному веб-сайті  Територіального управління розміщено - 79 Інформацій в розділі Новини.

Архівна справа в Територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Рівненській області ведеться відповідно до вимог нормативно-правових та методичних документів, які регулюють організацію діловодства й архівного зберігання.

У звітному періоді:

• дотримувалася номенклатура справ;
• здійснювалося формування справ відповідно до встановлених строків зберігання;
• проводилося упорядкування справ, завершених у діловодстві;
• забезпечено належні умови зберігання архівних документів.

У 2025 році Територіальне управління проводило чергове впорядкування документів, що охопило документи за 2021 рік. Описи справ постійного зберігання та з кадрових питань схвалені/погоджені з ЕПК Державного архіву Рівненської області, протокол засідання від 29.08.2025 року № 7. Документи, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення у кількості 37 (тридцять сім) справ за 2019-2021 роки, внесені до акту про вилучення для знищення документів від 19 червня 2025 року № 8, та погоджені з ЕПК Державного архіву Рівненської області, протокол засідання від 29.08.2025 року № 7.

Своєчасно розробляються план роботи архіву Територіального управління та план роботи експертної комісії.

З метою покращення стану діловодства та виконавської дисципліни пропонується:

• посилити персональну відповідальність виконавців за дотримання строків виконання документів;
• провести додаткові навчання (інструктажі) з питань діловодства;
• удосконалити систему попереджувального контролю виконання документів;
• забезпечити систематичний внутрішній контроль за станом діловодства у структурних підрозділах.

Загалом стан діловодства, виконавської дисципліни та архівної справи в Територіальному управлінні у 2025 році оцінюється як добрий, що забезпечує належне виконання покладених завдань та функцій та знаходиться на постійному контролі керівництва.